Politique mondiale de confidentialité en matière de recrutement

1. Responsable du traitement et coordonnées

Global Data and BI Inc. est le responsable du traitement des renseignements personnels collectées dans le cadre du processus de recrutement.

• Adresse : 371 Front Street W, Unit D1, Toronto, ON, M5V 3R8
• Contact – protection des renseignements personnels : data-protection@globaldataandbi.com
• Contact – recrutement : recruiting@globaldataandbi.com

En vertu de la Loi 25 du Québec, la personne chargée de la protection des renseignements personnels est désignée par fonction. En l’absence de délégation écrite, cette fonction est assumée par le dirigeant le plus élevé de GDBI.

2. Catégories de renseignements personnels collectées

A. Données d’identification et de contact

Nom complet ; adresse courriel ; numéro de téléphone ; adresse postale le cas échéant ; profils sur des réseaux professionnels et autres profils de réseaux sociaux professionnels que vous fournissez ; moyens de communication privilégiés.

B. Renseignements professionnels et relatifs à l’emploi

CV ; lettre de motivation ; parcours et expérience professionnels ; formation ; certifications et licences professionnelles ; compétences et qualifications ; langues ; attentes salariales ou informations de rémunération lorsque la loi l’autorise ; statut d’autorisation de travail ; disponibilité et date de prise de poste ; références ; documents de vérification de l’éligibilité à l’emploi.

C. Renseignements relatifs au processus de recrutement

Date et source de la candidature ; postes visés ; notes d’entretien et évaluations ; correspondance ; retours des intervieweurs et responsables du recrutement ; résultats des évaluations techniques ; résultats des vérifications d’antécédents, le cas échéant et avec consentement ; décisions prises.

D. Renseignements démographiques et relatifs à l’égalité des chances

Lorsqu’elles sont demandées, des informations démographiques facultatives peuvent être collectées séparément à des fins d’égalité en matière d’emploi, de diversité ou de statistiques et ne remplacent pas les critères de recrutement liés au poste.

E. Renseignements techniques et d’utilisation

Lorsque vous utilisez les pages Carrières ou les systèmes de recrutement, les données techniques peuvent inclure l’adresse IP, des informations sur l’appareil, le type de navigateur, les pages consultées, le temps passé sur les pages et le site référent.

3. Comment nous recueillons vos renseignements personnels

Les renseignements peuvent être recueillis directement auprès de vous au moyen des candidatures, courriels, entrevues téléphoniques ou vidéo, entrevues en personne, évaluations, événements de recrutement et recommandations ; auprès de tiers tels que des agences de recrutement, références, profils professionnels accessibles au public, anciens employeurs ou établissements d’enseignement lorsque cela est approprié ; et automatiquement au moyen de signaux techniques générés par les pages Carrières et les formulaires de candidature.

4. Comment nous utilisons vos renseignements personnels

A. Recrutement et embauche

Évaluer les qualifications ; communiquer au sujet des candidatures ; planifier et mener des entretiens ; prendre des décisions de recrutement ; effectuer des vérifications d’antécédents et de références avec consentement ; vérifier les autorisations de travail ; et formuler des offres.

B. Obligations légales et conformité

Respecter les lois et réglementations en matière d’emploi, conserver les dossiers appropriés et défendre des droits en justice.

C. Opérations de l’entreprise

Analyser et améliorer les processus de recrutement, administrer les événements de recrutement, répondre aux demandes et tenir à jour les dossiers des candidats.

D. Opportunités futures

Lorsque cela est autorisé, envisager les candidats pour d’autres postes appropriés, maintenir des viviers de talents et informer les candidats d’opportunités pertinentes avec le consentement requis.

5. Base juridique du traitement (RGPD)

Pour les candidats situés dans l’EEE, au Royaume-Uni ou en Suisse, le traitement peut reposer sur l’intérêt légitime à recruter des candidats qualifiés, les mesures précontractuelles demandées par le candidat, les obligations légales et, lorsque requis, le consentement pour les informations sensibles, les vérifications d’antécédents ou certaines communications.

6. Avec qui nous partageons vos renseignements personnels

Les destinataires internes peuvent inclure les responsables du recrutement, les membres des panels d’entretien, les équipes RH/recrutement, juridique/conformité et le personnel IT/sécurité lorsque nécessaire.

Les catégories de prestataires peuvent inclure le stockage sécurisé des données, l’hébergement de sites web, l’acheminement des courriels, la détection de robots, la vérification des antécédents et références, les entretiens vidéo et les outils analytiques fondés sur le consentement. Les prestataires doivent protéger les informations et ne les utiliser que conformément à nos instructions.

Les renseignements personnels peuvent également être communiquées à des conseillers professionnels, aux autorités publiques lorsque la loi l’exige ou à une entité acquéreuse dans le cadre d’une opération de transfert d’activité. Nous ne vendons pas les renseignements personnels des candidats.

7. Transferts internationaux de données

Le recrutement est mené à l’échelle internationale et les informations des candidats peuvent être traitées dans des pays autres que leur pays de résidence, notamment au Canada, aux États-Unis et dans les pays où opèrent nos prestataires. Des garanties appropriées sont mises en place lorsque la législation applicable en matière de protection des données l’exige.

8. Conservation des données

Si vous êtes recruté, les informations de recrutement sont intégrées à votre dossier salarié et soumises aux exigences applicables en matière de protection des données des employés. Si vous n’êtes pas recruté, les durées de conservation actuelles sont les suivantes :

• Candidats actifs : jusqu’à 3 ans à compter de la dernière candidature ou interaction
• Candidats passifs identifiés mais n’ayant pas postulé : jusqu’à 1 an
• Notes d’entretien et évaluations : jusqu’à 2 ans
• Candidats demandant la suppression : informations supprimées dans les 30 jours suivant la demande, sous réserve de la législation applicable

La conservation permet d’envisager les candidats pour de futurs postes, de respecter les obligations légales ou réglementaires, de défendre des droits et d’améliorer le processus de recrutement. Vous pouvez refuser toute prise en considération future ou demander la suppression de vos données en contactant recruiting@globaldataandbi.com.

9. Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vos droits peuvent inclure l’accès, la rectification, la suppression, la limitation du traitement, la portabilité des données, l’opposition, le retrait du consentement et le droit d’introduire une réclamation. Les candidats au Québec peuvent disposer de droits supplémentaires en vertu de la Loi 25 ; les candidats au Canada peuvent disposer de droits en vertu de la PIPEDA ; les candidats en Californie peuvent bénéficier des droits applicables au titre du CCPA/CPRA ; les candidats de l’EEE, du Royaume-Uni et de Suisse peuvent disposer de droits au titre du RGPD.

10. Comment exercer vos droits

Courriel data-protection@globaldataandbi.com avec pour objet « Demande relative aux droits en matière de confidentialité, [Votre nom] » et fournissez suffisamment d’informations pour identifier la candidature et le droit que vous souhaitez exercer. Nous pouvons demander des informations supplémentaires afin de vérifier votre identité.

11. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de protection techniques et organisationnelles, notamment le chiffrement en transit et au repos lorsque cela est applicable, des contrôles d’accès, l’authentification, des revues de sécurité, la formation et des procédures de réponse aux incidents. Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.

12. Présélection assistée par IA et prise de décision automatisée

Dans le cadre de l’évaluation des candidatures, GDBI peut utiliser des outils de notation assistés par IA qui examinent les éléments soumis au regard des exigences du poste et génèrent des indicateurs préliminaires, tels qu’un score d’adéquation et une synthèse écrite.

Ces outils éclairent le jugement humain mais ne s’y substituent pas. Les décisions de recrutement, y compris les décisions de rejet, sont prises par des évaluateurs humains ayant accès à la candidature. GDBI n’utilise pas de prise de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs sans intervention humaine.

Si vous souhaitez obtenir des informations sur la manière dont la notation assistée par IA a été utilisée dans le cadre de votre candidature, ou demander un réexamen humain sans tenir compte des indicateurs automatisés, contactez data-protection@globaldataandbi.com.

13. Protection des renseignements personnels des mineurs

Les activités de recrutement ne s’adressent pas aux personnes de moins de 18 ans. Si vous pensez que des informations concernant un mineur ont été collectées, contactez-nous.

14. Liens vers des tiers

Les pages Carrières peuvent contenir des liens vers des réseaux professionnels tiers, des sites d’emploi ou d’autres services. Leurs pratiques en matière de confidentialité sont régies par leurs propres politiques.

15. Modifications de la présente politique

La présente Politique peut être mise à jour afin de refléter l’évolution des pratiques de recrutement ou des exigences légales. Les modifications importantes peuvent être communiquées par e-mail aux candidats actifs, par un avis visible sur les pages Carrières ou par tout autre canal approprié.

16. Coordonnées

• Questions sur la protection des renseignements personnels : data-protection@globaldataandbi.com
• Demandes relatives au recrutement : recruiting@globaldataandbi.com
• Courrier : Global Data and BI Inc., 371 Front Street W, Unit D1, Toronto, ON, M5V 3R8

17. Autorité de contrôle

Le cas échéant, les candidats peuvent déposer une réclamation auprès de leur autorité locale de protection des données, notamment la CNIL en France, l’ICO au Royaume-Uni, le PFPDT en Suisse, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d’accès à l’information du Québec.

Consentement et prise de connaissance

En soumettant une candidature ou en fournissant des renseignements personnels à des fins de recrutement, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique mondiale de confidentialité en matière de recrutement. Lorsqu’un consentement est requis pour une activité de traitement précise, il est recueilli dans le cadre de la candidature ou du processus de recrutement concerné.